Uma empresa paperless é quase um requisito na jornada da transformação digital. O conceito ganhou força na década passada, mas com seu recente aperfeiçoamento e aumento do seu ROI, ser paperless se tornou essencial para a adoção de diversas tecnologias.
O conceito significa a substituição de qualquer uso de papel em procedimentos numa empresa. Apesar do grande apelo ecológico, ele significa muito mais do que apenas se livrar de impressoras e copiadoras. Ele permite uma nova visão como uma empresa pode se interligar e revolucionar seu funcionamento.
Contudo, uma empresa que deseja ser paperless precisa conhecer bem seus processos e engajar seus setores a modernizar seu funcionamento. Para ajudar nessa etapa, confira alguns dos principais pontos de ser paperless atualmente.
1 – O paperless permite uma maneira segura e prática de interagir com documentos importantes.
Com a chegada de processos como as assinaturas virtuais (e-signatures), asseguradas por certificados digitais, é possível fechar negócios e processos sem imprimir uma única folha. O procedimento totalmente virtual permite que extravios, rasuras, erros e até mesmo fraudes sejam prevenidas. Além disso, o processo pode ser acompanhado de qualquer lugar, permitindo o resgate e acesso, com total segurança.
Num contexto onde o home office veio para ficar para muitas empresas, isso significa também adaptar-se a um processo necessário à sua área. Converse com profissionais da sua área e veja em que nível o paperless já está no seu mercado.
2 – Maior eficiência na interação do seu setor.
O paperless revoluciona antes a sua interação com sua própria equipe, permitindo um aumento da eficiência em pouco tempo. Dados estimam que, na rotina de uma empresa, cerca de 3% de erros e 15% dos extravios ocorram justamente pelo uso obsoleto de papel. O paperless permite que essa ocorrência seja minimizada a quase zero.
Envolva seu time de TI para assegurar planos que reforcem essa estratégia. Alguns deles são de maior espaço e acessibilidade no armazenamento digital, treinamento e capacitação da equipe e salvaguardas virtuais, como firewalls e antivírus.
Contudo, você observará a vantagem de ser paperless em apenas algumas semanas, refletindo em uma maior eficácia e agilidade nos seus processos de rotina.
3 – O paperless integra tecnologias que permitem processos de inovação.
Como mencionamos, o paperless será pré-requisito para a adoção de diversos recursos da transformação digital. Assinaturas virtuais, e-billing, backup em cloud e OCR (leitura e processamento automatizado de textos virtuais) são apenas alguns mais comuns.
Em um momento onde a transformação digital é essencial para a sobrevivência de grande parte das empresas, aderir o paperless pode ser um primeiro passo ideal. Além de acostumar seus colaboradores com tecnologias mais eficientes, ele permite abrir oportunidade para tecnologias ainda mais funcionais ao seu setor.
Comece essas conversas internamente, reúna alguns fornecedores e argumente sobre as vantagens. Além da redução de custos e aumento da eficiência, há uma maior acessibilidade geral a documentos, a aceleração de projetos e aumento da segurança.
4 – Atualmente, ele é acessível para pequenas ou grandes empresas.
Realmente, há alguns anos, o paperless era uma tecnologia que dificilmente era acessível a todas as empresas. O fato de ser um produto mais caro e pouco aderente no mercado, tornava difícil justificar seu investimento em pouco tempo. Contudo, isso mudou, a tecnologia se tornou mais acessível e o mercado ainda mais aderente a novas tecnologias.
Pesquise e fale com fornecedores para encontrar o ponto ideal para adotar em sua empresa. Um bom primeiro passo é integrar assinaturas digitais e tecnologias que permitem a leitura e processamento de notas, por exemplo. Você com certeza encontrará algo na sua medida.
A era paperless veio para ficar, antes algo que tinha um apelo estritamente ecológico, hoje é sinal de avanço tecnológico, reforço em segurança e eficácia dentro de uma empresa.
Nesse contexto de afastamento, que tende a reforçar o trabalho remoto, ele pode ser a solução ideal para que sua empresa não perca eficiência e dê mais um passo em direção ao futuro do seu mercado.
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