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A automação de processos reúne a utilização de recursos tecnológicos e sistemas na realização de tarefas sequenciais. Dessa forma, muitas empresas já conseguiram aplicar soluções que permitiram o condicionamento de diversas funções antes feitas manualmente.

Provocada pela transformação digital, o qual grande parte das empresas alega que a automação seja parte fundamental do seu processo, ainda há algumas dúvidas sobre o retorno do investimento.

Apesar de bem falada, muitas empresas, especialmente de menor porte, ainda têm receio de considerar a automação dentro de suas estratégias. Por esse motivo, nós reunimos os principais pontos que verificam a eficiência de sua aplicação na integração de uma empresa.

1 – Ela promove uma escalabilidade de processos em pouco tempo

Esse fator depende fundamentalmente da área da empresa e do setor onde a automação for aplicada. Assim, quanto mais processos manuais e mais papéis (como documentos e recibos) envolver, maior será a escalabilidade verificada do processo.

A automação permite digitalizar boa parte das tarefas e delegar apenas os assuntos essenciais e que ainda requeiram aperfeiçoamento próprio da sua equipe. Em contrapartida, ele promove um crescimento exponencial na execução e infalibilidade das tarefas.

Você pode observar a escalabilidade por tempo de entrega de certo número de tarefas (como notas faturadas por mês), queda na taxa de erros, maior eficiência e motivação de seus colaboradores em tarefas rotineiras em questão de alguns meses. Contudo, é preciso entender o local e a tarefa em profundidade para saber avaliar sua escalabilidade da maneira certa.

2 – A automação de processos promove uma maior comunicação entre as áreas da sua empresa

A digitalização e consolidação de dados em uma plataforma de automação de processos permite que ela se comunique mais facilmente com outras áreas.

Dessa forma, muitos procedimentos que dependiam da intervenção humana podem ser facilmente verificados, sem prejudicar a eficiência do trabalho. Isso se mostra de diversas formas: emissão regular de relatórios, produção de dashboards e a vinculação de plataformas de diferentes áreas são apenas alguns insights possíveis.

Assim, os dados são melhor visualizáveis e a comunicação entre as áreas torna-se mais objetiva.

Verifique processos entre setores próximos, como marketing e vendas ou contas a pagar e financeiro. Solicite o mapeamento da circulação de informações e compare o desempenho entre dois períodos.

Se a comunicação entre os setores não tiver melhorado, é bom repensar a necessidade da automação de processos aplicada.

3 – Ela permite uma redistribuição eficiente de sua força de trabalho

Pelo mesmo motivo, a automação de processos permite que você repense a dinâmica de sua operação, principalmente quanto a alocação de talentos e suas demandas. Dessa forma, uma área que requeria um grande número de pessoas em tarefas operacionais não deveria mais ter essa necessidade.

Isso não significa necessariamente redução do seu quadro de funcionários, mas uma nova abordagem tornando-o mais eficiente para sua empresa. Assim, você adotará mais foco em contratações em tarefas onde pessoas são indispensáveis e podem agregar para o crescimento da empresa. Isso significa remanejamento e maior eficiência de áreas parceiras e maior satisfação do colaborador, exercitando seus talentos e promovendo crescimento em suas carreiras.

4 – A automação de processos cria uma base de dados consolidada

A automação de processos, especialmente quando combinada com uma estratégia paperless, permite a criação de uma base de dados. Isso significa a consolidação de dados de diversas áreas em um único local. Dessa forma, a  inteligência estratégica da sua empresa ganha uma grande aliada.

Ao ter essas informações consolidadas, você para de recorrer à dados e começa a obter insights. Assim, processos e mudanças estratégicas ganham rapidez e eficácia, sendo asseguradas por informações e não suposições.

É possível observar isso em uma maior agilidade na elaboração de planos, validação de estratégias e assertividade nas táticas de ação de sua camada gerencial. Essas são apenas algumas das vantagens verificadas ao aderir a automação de processos em, virtualmente, qualquer setor de sua empresa.

Contudo, muitas outras podem ser aplicadas, dependendo exclusivamente do seu setor, estratégia de automação e objetivos. 

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