Atrasos em projetos de TI são bem rotineiros nas empresas. Uma pesquisa apurou que, pelo menos, metade delas não conseguem finalizar projetos dentro do esperado. Mesmo comum, esse tipo de acontecimento traz consequências como sair do orçamento previsto, perder o timing de lançamento e questionar a eficiência do setor. Com a pressão crescendo para resultados, é imprescindível que os gestores de TI saibam como evitá-los ao máximo. Ainda que frequentes, eles são perfeitamente evitáveis, bastando apenas um pouco de planejamento e dedicação.
Como prevenir atrasos em projetos de TI?
O primeiro passo é centrar seu planejamento em três pilares básicos: custos, disponibilidade do time e entregáveis. Dessa forma, é possível ter em vista os recursos mais básicos e prever os possíveis atrasos em projetos de TI.O segundo passo é definir, desde o início, uma cadeia de comunicação, determinando responsabilidades de cada componente e seus respectivos reportes. Contudo, a maior preocupação deve ser a comunicação, assim os principais interessados em algumas informações terão acesso à elas o quanto antes possível. Mesmo com esses procedimentos, nós temos algumas dicas que podem te ajudar a evitar atrasos em projetos de TI antes que eles aconteçam ou, pelo menos, torná-los menos prejudiciais.
Tenha um plano de análise de atrasos em projetos de TI e planos de contenção
Ao mapear a maioria dos contratempos em um projeto e seus possíveis impactos, dificilmente você será pego de surpresa. Ao traçar, mesmo que resumidamente os principais planos de ação e ter suas viabilidades rastreadas, é possível reduzir os danos causados pelos atrasos. Isso significa verificar, além da disponibilidade de soluções, seus respectivos custos e alternativas, o tempo que levaria para essas soluções surtirem efeito, entre outros pontos mais específicos dependendo do que estamos tratando.
Use fontes confiáveis para provisionar seu projeto
Muitas vezes dados não confiáveis ou mal interpretados podem ser usados para desenvolver os planos de um novo projeto. Contudo, não levará muito tempo para qualquer erro mostrar seu impacto nele, dependendo de quão falhas as informações foram. Tire um tempo para provisionar corretamente, faça estimativas com fornecedores e empresas e realize benchmarking um do mercado. Caso tenha havido algo semelhante na empresa no passado, use esse histórico e complemente seu plano, por meio de parâmetros mais atuais.
Não suspenda, em momento algum, o follow-up do projeto
Um mundo ideal seria aquele que pudéssemos nos dedicar a um projeto de cada vez, não é? Contudo, a realidade em muitas empresas impede que gestores possam exercer esse foco. Por isso, desenvolva métodos que mantenham seu acompanhamento constante da evolução do projeto. Isso significará separar tempo e ferramentas que tracem o início, o momento atual e o final do seu projeto, além de cada evolução feita pelo time. Isso permite ver possíveis atrasos antes que eles aconteçam e possibilitam respostas mais antecipadas e efetivas.
Seus objetivos precisam ser nítidos, tangíveis e mensuráveis
Pegando o gancho da dica anterior, você apenas terá um rastreamento claro quando seu objetivo for claro. A mudança de escopo de projetos é outra constante em muitas empresas, mas é necessário combatê-la justamente para preservar os entregáveis. Quando objetivos são alterados, o time perde foco e é preciso tempo para rever o rumo a ser seguido. Isso pode acontecer devido a vários fatores e nem sempre significa atrasos. Contudo, é é preciso evitar qualquer movimento desnecessário por parte dos gestores nesse sentido, diminuindo sua chance de ocorrer.
Reveja seus fornecedores e parceiros
Atrasar um projeto é doloroso. Mas quando o atraso não é responsabilidade nossa, pode ser ainda pior. Por esse motivo, antes de envolver outras partes, reveja e tenha um plano de trabalho com seus parceiros. Apenas assim será possível tentar evitar imprevistos como atrasos, problemas burocráticos, conflitos e aumento repentino de custos. Uma dica é criar uma lista principal e uma lista reserva de parceiros, visando evitar que seu projeto fique “refém” de problemas que não são da sua empresa.
Faça suas reuniões serem efetivas e precisas
Reuniões são necessárias em projetos, mas nem sempre são efetivas. É preciso assegurar que o canal aberto de comunicação no time esteja aberto e que ele flua. Analise a dinâmica do seu time e veja qual a melhor forma de interação entre eles.Não se mantenha a fluxos antigos ou consagrados, mas adote aquele que funciona melhor para o seu time. Escolha entre mais reuniões presenciais ou virtuais, diárias ou semanais, com papel e caneta ou por uma ferramenta. Você, como gestor, precisa entender o melhor ambiente de funcionamento da sua equipe.
Rastreie seus progressos e próximos passos
Um dos pontos a ser colhido, obrigatoriamente, após cada reunião são os progressos e próximos passos. Discutir sobre a execução de tarefas ou problemas não ajuda a resolvê-los. É preciso sair da reunião com medidas definidas e planos de ação claros para a etapa seguinte. Desde o início, use os objetivos para saber exatamente de onde você partiu, como você está andando e quando você deve chegar. Esse follow-up precisa ser transmitido de uma maneira clara e objetiva para seu time, para que todos possam andar ao mesmo tempo que você.
Métodos ágeis
Essa dica pode chocar alguns, mas ainda há times de tecnologia que não integram métodos ágeis. Ou pior, adaptaram métodos ágeis dentro da sua própria metodologia, infringindo justamente os princípios que os tornam eficientes. É preciso entender e respeitar certos paradigmas dos métodos ágeis para que seu time possa fazer bom uso deles. Não é uma lousa ou uma ferramenta que irão ditar a sua agilidade, mas sua eficiência em lidar com o andamento do projeto. Como é possível ver, os atrasos em projetos de TI vão ocorrer de qualquer forma, uma vez que eles não dependem apenas dos nossos esforços. Mas um mapeamento claro, um conjunto de regras fixas e disciplina pode evitar muitos contratempos e diminuir em muito a chance deles ocorrem e suas consequências.
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